Tres maneras de hacer la programación de su inspección más fácil

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Date Published: 
January 17, 2017

Los Servicios de Certificación de CCOF (CCOF CS) deben asegurar que cada operación certificada sea inspeccionada al menos anualmente. Con el alto número de inspecciones que coordinamos, una operación dada normalmente tendrá sus inspecciones anuales entre siete y 16 meses aparte. Los inspectores independientes y el personal de operaciones de inspección se esfuerzan por planificar y programar viajes eficientes, lo que frecuentemente requiere programar múltiples inspecciones por viaje para reducir sustancialmente el costo de viaje facturado a cada operación. Nuestro equipo de operaciones de inspección agrupa las inspecciones en grupos eficientes, luego los inspectores planean sus viajes de la manera más económica posible y se ponen en contacto con los clientes para obtener citas.

1. ¡Sea flexible! Para inspecciones de rutina, CCOF CS intenta acomodar razonablemente las preferencias de programación de los clientes. Sin embargo, cuanto más flexible y complaciente pueda ser con la fecha y hora deseada del inspector, mejor será la posibilidad de que el inspector pueda armar un programa de viajes que optimice el costo de viaje por cliente.

2. Mantente en contacto. La programación de las inspecciones requiere comunicación bidireccional. La comunicación oportuna es la clave para que su inspector pueda optimizar con éxito los planes de viaje. Cuanto antes devuelva su correo electrónico o llamada telefónica, lo menos costosos serán los cargos por tiempo de preparación y gastos de viaje. Una vez que la fecha y la hora son confirmadas por usted y el inspector, el inspector normalmente trabajará en otras inspecciones alrededor de la suya. Por lo tanto, cancelar o cambiar una cita de inspección es probable que interrumpa el flujo y la eficiencia de todo un viaje de inspección, afectando no sólo a usted, sino también a todos los demás clientes involucrados.

3. Mantenga su información de contacto actualizada. Revise su página MyCCOF para repasar y actualizar su información de contacto, o actualizarla enviando un correo electrónico a inbox@ccof.org con el nombre de su operación / código en la línea de asunto. Proporcione detalles sobre las direcciones de correo electrónico y / o los números de teléfono que necesita actualizar e indique cuáles son las opciones principales o de primera elección. Vamos a capturar y actualizar esta información para que esté disponible para los inspectores cuando tratan de ponerse en contacto con usted.

La mayoría de las operaciones de CCOF CS cooperan de manera oportuna para programar las inspecciones. Con el fin de fomentar la programación cooperativa y confiable y recuperar una parte de los costos asociados con interrupciones de programación, CCOF puede cobrar por tiempo y gastos incurridos más una multa de $ 50 por inspecciones canceladas por el cliente con menos de 48 horas de aviso. Además, en la segunda solicitud para programar una inspección, el cliente tiene cinco días laborables para responder, o CCOF CS puede facturar una multa de $ 50. Un fracaso continuado para programar una inspección da como resultado un aviso de incumplimiento que debe resolverse para mantener la certificación.

Las inspecciones proporcionan la columna vertebral de la credibilidad para su certificación orgánica. Este valor se refleja en sus gastos y esfuerzos. El viaje del inspector y el tiempo de preparación influyen en el costo final. Al ser flexible y sensible al programar su inspección, y al mantener sus citas de inspección, podrá mantener los costos de viaje de inspección lo más bajos posible.