El modelo de Agricultura Apoyada por la Comunidad (CSA) ha experimentado un resurgimiento desde COVID-19. Esta relación mutuamente beneficiosa proporciona a la comunidad productos frescos cosechados cada semana, ayuda al agricultor con fondos al principio de la temporada para el crecimiento de sus cultivos hasta la cosecha, y da a los agricultores la tranquilidad de saber que sus cultivos se venden. El modelo tradicional de CSA requiere que el cliente pague por adelantado una "parte" de los cultivos del agricultor, durante un periodo de 4 semanas, 12 semanas o la temporada completa.
Durante la pandemia, una CSA puede ser una buena forma de conectar con sus clientes y ser un recurso para su comunidad local. También puede proporcionar una fuente de ingresos adicional, si las ventas de una granja han caído en picado debido al cierre de restaurantes o a la disminución de las ventas del mercado de agricultores. Aunque es una forma estupenda de comercializar sus productos perecederos, hay mucha información que organizar, seguir y comunicar a sus clientes.
Si su CSA sólo tiene un lugar de recogida, y no permite a la gente elegir lo que reciben en su caja, la creación de su propio sistema de seguimiento de clientes en Excel u otro tipo de hoja de cálculo puede funcionar para su operación. Esto le ahorrará dinero, pero puede llevarle mucho tiempo. También existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos.
Dependiendo de la plataforma que elija, el software para CSA puede hacerle la vida mucho más fácil o causarle más frustraciones. Si vas a pagar dinero por una plataforma, debe facilitarte el seguimiento de todo lo que tu granja necesita y ser fácil de aprender y usar.
Antes de comprar un programa de software para CSA, hable con un representante de ventas para asegurarse de que el programa satisfará las necesidades de su CSA. Ningún programa es perfecto. Cada programa tiene sus puntos fuertes y débiles. Algunos software funcionan muy bien para granjas que tienen suscripciones de CSA por temporada, pero no tan bien para granjas que ofrecen suscripciones semanales. Algunos programas pueden tener excelentes herramientas para permitir a los clientes individualizar el contenido de su caja de CSA, pero pueden quedarse cortos en otras áreas. Investigar un poco por adelantado puede permitirle encontrar el mejor programa para su CSA.
Estas son algunas de las preguntas que hay que hacerse y los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de comprar un software de CSA.
Asistencia al cliente y recursos educativos
- ¿Qué recursos ofrece la empresa para ayudarle a aprender a utilizar el programa? ¿Una página de preguntas frecuentes? ¿Vídeos en línea? ¿Atención telefónica al cliente?
- ¿Puede probar el programa mediante un periodo de prueba?
Aprender un nuevo software lleva su tiempo. Eche un vistazo a la diversidad de recursos que ofrece una empresa para ayudarle a aprender su sistema. Los vídeos instructivos en profundidad pueden ayudarle a aprender los conceptos básicos que necesita para poner en marcha su sistema, mientras que una completa página de preguntas frecuentes le lleva a la información clave en poco tiempo. Además de los recursos educativos básicos, ¿ofrece la empresa asistencia individualizada por teléfono o chat?
Pregunte si es posible probar el programa. Pruébelo tanto desde el punto de vista del agricultor como del cliente. Descubrirá rápidamente si es fácil trabajar con él y si tiene las funciones importantes que le facilitarán la vida en la explotación.
Flexibilidad del software para adaptarse a las necesidades del cliente
Dada la naturaleza a largo plazo de las CSA, es importante pensar en la flexibilidad que necesitará en el sistema de software para ajustarse a los momentos en que un cliente no pueda recoger su caja, quiera cambiar su lugar de recogida o prefiera pagar en efectivo o Zelle. Piense en la flexibilidad que su granja ofrece a sus clientes y pregunte si el software le permitirá hacer esos ajustes. La falta de flexibilidad en los tipos de pago y en la logística de recogida puede hacerle perder clientes, por lo que es importante conocer las limitaciones de un sistema de software en estas áreas.
He aquí algunas preguntas para empezar a pensar:
Compartir flexibilidad de recogida:
- ¿Se puede cambiar el lugar de recogida de una acción?
- ¿Puede poner una acción en espera?
- ¿Permite el programa suscripciones semanales o de corta duración, o está pensado más bien para suscripciones de temporada?
- ¿Se pueden manipular las fechas de una suscripción?
o Por ejemplo, ¿puede ampliar la fecha de suscripción de un cliente si ha estado fuera de la ciudad una semana y ha dejado su parte en espera, o si algo ha ido mal con su caja y quiere ampliar su parte una semana más como crédito?
Flexibilidad de pago:
- ¿Permite el sistema dar créditos cuando algo va mal?
- ¿Hay alguna forma de introducir en el sistema pagos en efectivo o con cheque, o todos los pagos deben hacerse con tarjeta de crédito?
- Si los miembros se inscriben por teléfono o le dan sus datos en un mercado agrícola, ¿hay alguna forma de que el agricultor introduzca manualmente los nuevos miembros de la CSA en el sistema?
- ¿Cuál es la compatibilidad del programa con los distintos métodos de pago?
o ¿Acepta Venmo, PayPal, Zelle u otras aplicaciones de pago?
o ¿Se integra con aplicaciones de lectura de tarjetas de crédito como Square?
Listas de empaquetado y recogida
Solicite ver un ejemplo de las listas de envasado y recogida del software de CSA.
- ¿Están organizados de forma útil o tendrías que dedicar tiempo cada semana a cambiarlos por algo que funcione para ti?
- ¿Vienen listos para imprimir?
- ¿Están archivados en el sistema para poder acceder a ellos en cualquier momento?
Un buen sistema de software para CSA debe proporcionar una hoja de empaquetado limpia y organizada en la que se indiquen todos los lugares de recogida de la granja; el número total de cajas de productos, flores, artículos adicionales, etc. de cada lugar; y un total general de cada artículo en la parte inferior de la hoja. La granja puede utilizar esta hoja para calcular la cantidad que debe recoger y empaquetar, así como para identificar cuántas cajas van a cada punto de recogida. Las hojas de recogida de cada punto de entrega deben indicar el nombre del cliente, lo que va a recibir y un lugar donde firmar para verificar que ha recogido su parte. Estas hojas deben ser fácilmente accesibles en el sistema de software y recuperables en cualquier momento.
Gestión de datos para la logística de abonos y recogidas
Considere las necesidades de su explotación en materia de gestión de datos de suscripción y recogida.
- ¿Cómo necesita su explotación clasificar o buscar los datos de su base de datos de clientes de CSA? ¿Tiene el software la capacidad de ordenar/buscar los datos por esas categorías?
o Algunas categorías habituales de búsqueda y clasificación son
♦ Nombre y apellidos
♦ Lugares de entrega
♦ Fechas de inicio y fin de la suscripción
Pedidos especiales
- ¿Qué información necesita saber su granja sobre cada cliente? Además de los datos básicos (nombre, dirección, estado de pago, lugar de recogida, etc.), ¿desea su granja disponer de datos sobre las fechas de inicio y finalización de la suscripción? ¿Registrar las fechas en las que un socio recogió su caja? ¿Registrar el número de semanas que le quedan a un socio en su suscripción? ¿El software que está considerando incluye estas opciones?
- ¿Permite el programa personalizar los campos de datos?
- ¿Tiene el cliente acceso a sus datos para saber fácilmente cuántas semanas le quedan de abono o cuánto ha pagado?
Es importante tener en cuenta que las opciones de clasificación que parecen intuitivas para un agricultor pueden no estar incluidas en el software. Por ejemplo, un sistema con el que trabajé no organizaba alfabéticamente a los clientes por apellidos, sino sólo por nombre (debido a la forma en que pedían al cliente que se inscribiera). Esto acabó siendo problemático, porque tengo docenas de clientes con el mismo nombre de pila. Las listas de los sitios de recogida también tenían que ordenarse por nombre, lo que confundía a los clientes.
También he trabajado con un sistema de software de CSA que sólo registraba la fecha de inscripción del cliente. Cuando un cliente me preguntaba cuántas semanas le quedaban, tenía que sacar mi calendario y contarlas. Con un buen sistema de software, tanto el agricultor como el cliente pueden saber fácilmente cuántas acciones les quedan, lo que evita la pérdida de tiempo que supone responder a las llamadas telefónicas de clientes que no saben cómo utilizar el sistema.
Comunicaciones y recordatorios
Considere cómo se integra el software de CSA en sus sistemas de marketing y comunicación.
- ¿El programa envía recordatorios por correo electrónico a los clientes el día de la recogida?
- ¿Notifica a los clientes cuando su cuota está a punto de agotarse y les recuerda cómo volver a suscribirse?
- ¿Es compatible con programas de correo electrónico como Mail Chimp para boletines electrónicos?
Un software útil recuerda a los clientes que recojan su pedido y les avisa cuando se acaba su cuota; esto es muy importante para que los productos no queden sin reclamar y para garantizar que la gente siga apuntándose una vez que se acaba su cuota. Si tiene que clasificar los datos y comunicarse con todas estas personas por su cuenta, el agricultor pasa más tiempo frente al ordenador.
Reflexiones finales
Si yo buscara un nuevo software para CSA, me informaría de la antigüedad de cada empresa. Cuanto más tiempo lleve una empresa en el mercado, más tiempo habrán tenido para solucionar los problemas y responder a las peticiones de los agricultores sobre cómo mejorar. También preguntaría a amigos agricultores qué plataforma les gusta y por qué. También buscaría en Google opiniones sobre los distintos sistemas de software de CSA que estaba considerando y vería qué dicen. Algunas plataformas tienen una mayor conexión con las granjas locales por diversas razones. Si encuentras una plataforma que funciona para tu granja y que ha estado apoyando a los agricultores, intenta devolverles el favor compartiendo tu experiencia positiva con otros agricultores. ¡Espero que puedas simplificar tu vida con estos consejos!
Recursos adicionales sobre CSA y Software de Venta Online: Para obtener más información sobre las cosas a tener en cuenta al seleccionar una plataforma de software CSA, echa un vistazo a Oregon Tilth's Preguntas para considerar las plataformas de venta en línea para el marketing directo en granjas y afiliados seminario web que destaca cinco plataformas de venta en línea (dos de las cuales incluyen sistemas de gestión de CSA). La Coalición Nacional de Jóvenes Agricultores Guía del agricultor sobre plataformas de software de venta directa incluye una lista de programas informáticos de gestión de CSA.
Agradecimiento por la financiación: La financiación de esta entrada del blog ha sido posible gracias a la subvención AM180100XXXXG055 del Servicio de Comercialización Agrícola del Departamento de Agricultura de Estados Unidos (USDA).
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Este artículo ha sido escrito por Jamie Collins.
Jamie Collinspropietario de una empresa certificada por el CCOF Granjas Serendipity cerca de Monterey (California), cultiva productos orgánicos desde hace dos décadas. Vende sus productos en mercados agrícolas, CSA y otros puntos de venta directos al consumidor. Además, trabaja como inspectora orgánica y escribe sobre alimentación y agricultura para varias publicaciones.