¿Qué sucederá en mi inspección orgánica?

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Antes de la inspección:

  • Plan de sistema orgánico (OSP): este es el documento central de la certificación orgánica. El OSP debe estar completado antes de la inspección. El inspector comparará su OSP con sus observaciones, entrevistas y auditoría de registros. Un OSP excelente incluye todas las secciones aplicables, preguntas completamente respondidas y todos los archivos adjuntos necesarios (por ejemplo, etiquetas, mapas de parcelas, documentación de la historia de la tierra, hojas MSDS de desinfectantes, listas de semillas y material de plantación no orgánicas, etc.). Se debe prestar atención especial a los problemas de cumplimiento, como los cultivos de amortiguamiento, el uso de productos químicos de la caldera, la documentación de limpieza para el equipo de procesamiento, la preservación de la identidad y la pista de auditoría para las operaciones mixtas. Un OSP preciso y completo ayudará a guiar al inspector a través de su operación, delineando claramente cómo su operación cumple con los estándares orgánicos y qué precauciones existen para evitar la contaminación y la mezcla.

    Para obtener más información sobre cuándo y cómo actualizar su OSP, consulte el Formulario de Preguntas Frecuentes del Plan de Sistema Orgánico (OSP).
  • Programación de inspección: Los miembros pueden ayudar a controlar los costos de inspección al ser flexibles y receptivos al programar la inspección. Esto ayuda a los inspectores a hacer las inspecciones en grupo, lo que reduce así los costos de viaje, que se transfieren a los miembros. Los inspectores frecuentemente intentan arreglar un día completo de inspecciones. Los inspectores dedican una cantidad sorprendente de tiempo a esto, ya que puede volverse complejo. Pocos inspectores facturan todo el tiempo que realmente invierten en la programación, pero tienen derecho a hacerlo. Devuelva las llamadas del inspector inmediatamente e intente ser flexible en la programación. Para encontrar la información de contacto de su inspector asignado, consulte 
    ¿Cómo obtengo información de contacto para mi próxima inspección?” 
    • ¿Nuevas parcelas, instalaciones, equipos u otros cambios? Presente los cambios en su operación directamente a CCOF por correo electrónico a inbox@ccof.org o por correo o fax con suficiente tiempo antes de su inspección. Las solicitudes de nuevas parcelas e instalaciones deben ser revisadas por CCOF antes de la inspección. No espere hasta el día de su inspección para presentar la documentación para añadir nuevo terreno o las solicitudes de nuevas instalaciones. Consulte nuestras Instrucciones para Añadir Nuevo Terreno y nuestro formulario de Cambio de Dirección, Instalación, o Equipo para obtener más detalles. Esto asegurará que su inspección sea eficiente y reducirá potencialmente sus costos. Si tiene preguntas sobre cualquier cambio que pueda afectar a su cumplimiento, consulte a su Especialista en Servicios de Certificación antes de su inspección.
  • Preparación: Pregunte al inspector qué quiere ver, con quién quiere hablar y qué registros y copias debe tener preparados. CCOF ofrece listas de preparación para cada tipo de operación. Si quiere que se le envíe una copia de esta carta por correo electrónico, solicítela.
    • Alinee a las personas y los sitios de inspección. Determine con qué personal quiere reunirse el inspector y asegúrese de que estén disponibles. Organice el acceso a todas las áreas de almacenamiento de materiales, las salas de manejo de alimentos orgánicos, parcelas agrícolas e instalaciones de manejo fuera de la granja certificadas bajo su operación.
  • Registros: La auditoría de registros puede ser la parte más larga de la inspección. Las operaciones con registros claros y completos tendrán inspecciones más rápidas. Algunas operaciones complejas tienen registros que son más fáciles de revisar que algunas operaciones simples. Los registros pertinentes para la certificación orgánica generalmente se dividen en dos categorías: la pista de auditoría y la integridad orgánica.
  • "Pista de auditoría" incluye todos los registros de compras, movimientos internos y ventas de insumos, ingredientes, productos intermedios y productos finales. Tenga estos registros organizados y accesibles. El inspector probablemente se enfocará en los registros del año pasado, pero el NOP exige que todos los registros se guarden durante cinco años, por lo que también debe ser accesible.
    • Los productores deben preparar una copia de su Informe de Insumos de Granja Orgánica (OFIR) (ver ejemplo), para mostrar todos los insumos desde la última inspección. Si hay muchas aplicaciones de insumos redundantes, puede preparar un resumen del OFIR que enumere cada material aplicado.
    • Las operaciones mixtas (orgánicas y no orgánicas) deben separar los registros orgánicos para que sean más accesibles y fáciles de entender. 
    • Los procesadores y manejadores deben estar preparados para rastrear los productos finales a través de las etapas de procesamiento hasta los ingredientes iniciales. 
    • El inspector debe comprender la pista de auditoría antes de poder analizarla. A menudo, los inspectores tienen que investigar y hacer muchas preguntas para comprender las pistas de auditoría. Esté preparado para explicar cómo funciona su pista de auditoría. Prepare un diagrama si su pista de auditoría es compleja. Enseñe al inspector cómo funcionan sus registros; esto hará su trabajo más fácil y más rápido.
    • A menudo se requieren registros de integridad orgánica para documentar las medidas utilizadas para prevenir posibles incumplimientos, como la mezcla o la contaminación de materiales prohibidos. Los equipos que entran en contacto con productos no orgánicos o que están expuestos a sustancias prohibidas como pesticidas o agentes de limpieza requieren un registro de limpieza para cada uso orgánico (por ejemplo, contenedores de cosecha, tráileres de transporte, líneas de empaque, equipos de procesamiento, tanques de retención, etc.). Los cultivos de amortiguamiento (buffer) o productos purgados requieren registros de eliminación. Si usa semillas no orgánicas, mantenga un diario de su búsqueda de semillas orgánicas. Registre sus llamadas a proveedores de semillas (fecha, proveedor, resultado) y sus búsquedas en catálogos de semillas o sitios de web. Evite que el inspector tenga que preguntarle, parte por parte, por todas estas cosas. Si prevé este tipo de situación, tenga preparado su plan de gestión y los formularios de registros adecuados.
  • Para obtener información adicional, consulte “¿Por qué necesito una inspección orgánica?” y “¿Cómo puedo controlar el costo de mi inspección orgánica?”.

 
Durante la Inspección

  • Enfóquese en la inspección. Limite las distracciones, como llamadas telefónicas u otras interrupciones.
  • Manténgase en el tema. El inspector debe recolectar y verificar muchos tipos de información específica. Su inspector lo hará en una secuencia más o menos organizada. Sea consciente del tema que trata el inspector y ayúdele a recopilar la información pertinente.
  • Explique cómo su operación cumple con los estándares orgánicos, cómo se previene posibles incumplimientos y cómo funciona su pista de auditoría. Cuando se trata de posibles incumplimientos (por ejemplo, áreas de amortiguamiento, equipo compartido), el inspector necesita información detallada y clara.

 

Después de la Inspección

  • Envíe de inmediato toda la información adicional solicitada, como secciones adicionales del OSP, documentación de la historia del terreno o cartas de vecinos sobre el uso de materiales prohibidos. El inspector le dará un plazo para enviar los documentos, de modo que puedan ser enviados directamente al inspector para ser incluidos con el informe. Una vez transcurrido el plazo, deben enviarse a  inbox@ccof.org. Póngase en contacto con su inspector y/o Especialista en Servicios de Certificación para determinar qué es lo mejor.

Al estar informado y preparado, puede trabajar sin problemas y con eficacia en colaboración con el inspector. Ayude al inspector a entender cada parte de su operación. Proporcione la información que necesitan sobre cada tema, y recuerde, ¡todo depende de un buen Plan de Sistema Orgánico!

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener los resultados de mi inspección?

¿Cómo interpreto los resultados de la revisión posterior a la inspección?

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