¿Cómo se realizan las inspecciones para los manejadores que no toman posesión física del producto?
Esta es una pregunta muy común entre corredores, comerciantes, propietarios de marcas privadas, importadores y exportadores. El Programa Nacional Orgánico (NOP) del USDA exige que todas las inspecciones iniciales se realicen de manera presencial, incluso si usted no manipula físicamente ningún producto orgánico. Es posible que se pregunte cuál es el propósito de una inspección presencial en sus instalaciones si nunca toca el producto.
Para las operaciones que no manipulan, almacenan, procesan ni reempacan físicamente productos orgánicos, la inspección consiste principalmente en una revisión de sistemas, con especial atención a sus registros y sistemas de trazabilidad.
Su inspector revisará los siguientes aspectos:
- Confirmar que las actividades descritas en su Plan de Sistema Orgánico (OSP) sean precisas y que la ubicación de sus registros esté operativa.
- Verificar que disponga de una lista completa de proveedores con certificados válidos emitidos durante el último año.
- Evaluar que cuente con un sistema integral de verificación de proveedores para asegurar que los futuros proveedores sean válidos.
- Verificar que tenga un sistema adecuado de rastreo o retiro de productos que le permita rastrear los productos vendidos hasta su envío de entrada.
- Revisar un balance de masa auditable de entradas y salidas que demuestre que adquirió la misma cantidad de producto que vendió.
- Comprobar que cuenta con la documentación de importación y exportación correspondiente (si aplica).
Cómo funciona la trazabilidad
El inspector sigue una “ruta documental” para verificar que un producto orgánico puede rastrearse desde el proveedor certificado hasta el cliente final, aun cuando el operador sin posesión física nunca tenga contacto con el producto.
El inspector puede seleccionar una venta y revisar:
- Las facturas de venta emitidas por el operador sin posesión física al cliente.
- El registro de compra que demuestre el origen de ese producto.
- El certificado orgánico del proveedor que demuestre que el producto fue adquirido de una operación certificada.
- Los documentos de importación (si aplica), como certificados de importación, conocimientos de embarque, documentos aduaneros o Certificados de Importación NOP.
- Los documentos de envío que demuestren que el producto se trasladó directamente desde el proveedor o almacén hasta el cliente.
- La conciliación de cantidades (balance de masa) para verificar que las ventas de productos orgánicos no excedan la cantidad comprada por el operador sin posesión física.
Cuanto más fácil sea verificar estos conceptos, más rápida y económica será su inspección. Un sistema de mantenimiento de registros bien organizado es la mejor manera de demostrar que la integridad orgánica se mantiene a lo largo de toda su operación, incluso cuando los productos nunca son manipulados físicamente.
